En este artículo veremos cómo con Laycos podemos coordinar las diferentes fases que componen un proyecto. Es sencillo, muy sencillo, pues con sólo crear la estructura básica para el volcado de información, archivos y comentarios, e invitar a las personas que deben tomar parte, habremos creado el contexto adecuado, pudiendo prescindir de decenas de herramientas de comunicación. Recuerda:

Todo en solo lugar, se traduce en menos distracciones y más productividad 😉

Utilizar Laycos para este fin nos va a facilitar la gestión documental de todo el proyecto de una forma secuencial y ordenada. Asimismo, nos ofrece un medio donde realizar el estudio y desarrollo, siempre accesible, con todas las herramientas disponibles de una forma cómoda y sencilla.

Sólo hay que seguir los siguientes pasos:

1. Crear una red

En este caso, utilizaremos una red como base para la gestión integral del proyecto. Nos va a permitir englobar todos los aspectos dentro de un mismo marco, e incluir a un grupo de personas que serán los que lleven a cabo el proceso.

Si quieres más información acerca de como crear redes, te recomiendo que visites el artículo: ¿Por dónde empezamos en Laycos? / Crear una red

2. Crear grupos de trabajo e invitar a personas

Una vez creada una red específica para abordar todos los aspectos del proyecto que tienes entre manos, tendremos en cuenta las diferentes fases de éste creando tantos grupos como sean necesarios.

Crear grupos de trabajo nos va a permitir gestionar la información y los participantes en cada parte del proceso.

En cada grupo podemos incluir a las personas que deben estar. Cada una tendrá acceso a la información que por motivos de trabajo realmente le interesa, evitando encontrarse con otra no relativa a sus funciones. Ésto optimiza el tiempo de cada participante y alivia el estrés de comprobar si la información que se está tratando está vinculada con cada individuo.

Todo proyecto lleva asociado la figura de un “cliente”. Éste puede presentarse como un cliente externo o interno a nuestra organización, pero en ambos casos será el conocedor y demandante de los requisitos y objetivos del proyecto.

Actualmente, en la realización de proyectos resulta aconsejable incluir al cliente en diferentes partes del desarrollo del proyecto, a fin de concentrar el esfuerzo en los puntos que son importantes para el objetivo.

Esta idea es muy interesante y fácil de implementar con los grupos de Laycos, ya que si el cliente es de fuera de la organización, puede ser incluido como participante de los grupos, permitiéndole supervisar los pasos que se están llevando a cabo en tiempo real durante todo el proceso, no gozando de otros privilegios (por otro lado innecesarios), de los que sí disfrutarían los internos, es decir, los empleados de la organización a cargo del proyecto.

Aquí tienes más información acerca de como crear grupos e invitar a usuarios a redes y grupos.

3. Crear actividades

Dentro de cada grupo se aborda un tema o una parte del proceso de desarrollo. Las actividades son el medio perfecto, que permite seguir un hilo de desarrollo de cada tema. Éstas permiten ser cerradas una vez que se ha finalizado.

Las actividades disponen de diferentes herramientas, tales como: adjuntar archivos, tareas, eventos…

Estas herramientas nos ayudan a dividir y seguir de forma ordenada los temas que se tratan en el proyecto. Laycos facilita la posibilidad de utilizar métodos y procesos de producción para enriquecer y mejorar todo el proceso, como por ejemplo: utilizando Kanban. Precisamente, mi compañera Raquel Cabello dedicó un post completo a esta metodología ágil asociada a Laycos: 5 motivos para aplicar el método Kanban con Laycos, atrévete a ser más productivo.

Aquí puedes ver cómo crear actividades y todas las opciones que ofrece.

En conclusión, Laycos provee de todas las herramientas necesarias para abordar los proyectos que queramos realizar, y lo hace de una manera fácil, centralizada y eficiente 😉