En este nuevo post trataré sobre una de las funcionalidades que más popularidad ha conseguido entre los clientes que contratan Laycos y que además, es la solución a muchos problemas de organización que se dan en las empresas hoy por hoy.

Explorador de archivos

La mayoría de las empresas trabajan cada día sobre un gran volumen de archivos y documentos compartidos, que si no se almacenan de manera adecuada pueden suponer un caos a la hora de tener que localizar un documento importante.

La solución que aporta Laycos a este problema es a través de su Explorador de Archivos o Gestor Documental.

Cuando creamos una red con sus grupos, automáticamente Laycos clona esa misma estructura en forma de carpetas dentro del Explorador de archivos. De esta forma, se crea una carpeta correspondiente a la red y dentro de esta, una subcarpeta correspondiente a cada uno de los grupos.

Esto va a permitir que cuando un usuario adjunte un documento a una actividad publicada dentro de una red y un grupo, ese archivo quede almacenado en la carpeta correspondiente al grupo, para la persona que lo sube y para el resto de integrantes que tengan acceso a dicho grupo.

¿Qué conseguimos con el Explorador de archivos?

➜ Evitamos la duplicidad a la hora de subir archivos.
➜ Ahorramos espacio en el almacenamiento.
➜ Ahorramos tiempo buscando archivos.
➜ Conseguimos que todos los usuarios tengan la documentación localizada y ordenada de la misma forma y en el mismo lugar para todos.
➜ Pero hay más, Laycos también permite seguir creando nuevas estructuras de carpetas, dentro de las subcarpetas. En este caso, los gestores de las redes son los que pueden activar la opción de que sea obligatoria la selección de la carpeta, en el momento de adjuntar un documento, adaptándose a la estructura existente.

A esta funcionalidad se puede acceder desde 2 lugares:

✔ Desde el acceso de Explorador de archivos de la propia red.
✔ Desde el menú principal de Laycos, donde se encuentra el icono de esta funcionalidad. Es aquí dónde además podremos filtrar los ficheros que hayamos compartido con usuarios, mediante actividades, por chat o por mensajes privados.

Como ven, de forma sencilla organizamos una parte importante del trabajo en equipo, manteniendo una estructura común de almacenamiento de archivos.

A continuación, tenemos un vídeo que muestra mucho mejor esta funcionalidad.