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Cómo aprendí a gestionar mi trabajo con Laycos

Ha pasado más de un año desde que vi por primera vez Laycos y hoy me quiero estrenar en este blog al que me han invitado a participar, aportando cómo está siendo mi experiencia como usuaria de la herramienta.

Mi nombre es Natalia Arencibia Medina y trabajo en el centro de atención al usuario (CAU) de la empresa MHP Servicios de Control, que cuenta con miles de usuarios a los que, junto a un equipo de trabajo, debo gestionar, atendiendo cientos de consultas, incidencias y solicitudes, que nos hacen llegar cada día.

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La vida sin Laycos


En mi anterior trabajo coordinaba equipos de personas y gestionaba los trámites administrativos conjuntamente con el departamento de recursos humanos. A la vez, debíamos estar en continua comunicación con el resto de departamentos de la organización y todo ello lo hacíamos a través de email y vía telefónica.

Lo anterior implicaba que, debido al volumen de trabajo se quedaran muchos mails entrantes sin revisión y sin contestar, así como llamadas de teléfono urgentes que no llegábamos a atender. La mala coordinación de las gestiones por falta de comunicación retrasaba muchos trámites administrativos prioritarios, con sus correspondientes consecuencias (mal humor, más presión, desmotivación).


Mi vida ahora con Laycos


Hoy puedo decir que, si en aquella época hubiera conocido Laycos, no hubiesen existido todos esos inconvenientes.

En MHP, Laycos supone el canal de comunicación directo con el cliente. A través de sus redes, la información de cada uno de ellos llega ya clasificada a los diferentes grupos que estructuran la red.

Esta forma de trabajar permite que el equipo de trabajo del CAU pueda dar respuesta a un elevado volumen de incidencias, de manera organizada y en menor tiempo.

Sin embargo, con esta herramienta no solo gestionamos la comunicación con los clientes, también la utilizamos de red de comunicación interna, dentro de mi propio departamento, y entre las diferentes áreas de la empresa con las que también debemos estar comunicados, por tener gestiones en común.


¿En qué facilita Laycos el área de atención al usuario?


Las funcionalidades con las que cuenta Laycos, que considero que más ayudan al trabajo que realizamos en el CAU, son principalmente:


El gestor de tareas


Este gestor con el que cuenta internamente Laycos, nos permite repartir el trabajo de manera equitativa entre compañeros, a la vez que el cliente está informado en todo momento del estado en el que se encuentran las tareas que generan sus solicitudes.

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El chat


Permite tener comunicaciones rápidas e informales entre el equipo de trabajo y con los compañeros delegados comerciales, que se encuentran en diferentes partes de España.

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Los mensajes privados


Los solemos utilizar para compartir aquella información más confidencial y que no corresponde que se haga en las redes y grupos existentes, por tratarse de temas puntuales, para aclarar cuestiones rápidas.

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Laycos Phone


Se trata de una funcionalidad recientemente incorporada. Permite al CAU realizar y recibir todas las llamadas telefónicas, sin salir de Laycos.

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Libretas


En el CAU tomamos muchas notas que nos ayudan a organizar nuestro trabajo. En vez de tomarlas en papel, las tomamos en las libretas de Laycos. Así es más fácil y rápido crear publicaciones con anotaciones que ya están digitalizadas, que las que están en una libreta o un post-it (que se puede perder!).

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Los Calendarios


En Laycos tenemos calendarios tanto personales, como los compartidos de grupo. Con estos últimos, todos los asistentes a una misma reunión se pueden convocar de una sola vez. Estos pueden consultar en el calendario accesible al grupo los eventos de su incumbencia y así organizarse mejor.

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El icono de Notificaciones


Nos mantiene informados al momento de todas las solicitudes nuevas que llegan. Éstas ya vienen contextualizadas en redes y grupos, por lo que rescatar el historial de todo es tan fácil como hacer clic!

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Aunque Laycos cuenta con muchas más funcionalidades, como ven, con estas ¿quién no estaría dispuesto a mejorar su forma de trabajar adoptando Laycos?

Para mí al comienzo no fue fácil, como les pasa a muchas de las empresas que se deciden a implantar herramientas online para mejorar la comunicación interna, pero hoy puedo decir que el volumen de trabajo que desempeño sería imposible de gestionar sin esta nueva forma de trabajar, a través de Laycos.

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Sobre Natalia Arencibia Medina

Formo parte del centro de atención al usuario de MHP, que es capaz de organizar el trabajo de un numeroso equipo de personas con la ayuda de Laycos.
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