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Preguntas que nos hicisteis en el webinar: Comunicar bien dentro, para comunicar bien fuera

Hemos recogido todas las preguntas realizadas por los asistentes al webinar Comunicar bien dentro, para comunicar bien fuera y las hemos respondido en este nuevo artículo.

Por si no encuentras la presentación que seguimos durante la sesión, la puedes descargar aquí.

Y aquí te dejamos el vídeo del webinar completo.

Ahora sí, vamos con las preguntas:


Sumario:


1. ¿Cómo se incentiva el uso de herramientas de ese tipo? ¿Existe algún caso de éxito con clientes, en un tiempo razonable?
2. ¿Tenéis algún caso que se pueda contar en el que la implantacion de la herramienta de comunicación haya acompañado de manera exitosa a un proceso de transformacion digital?
3. Dadas las funciones que tiene vuestra plataforma, ¿para qué tamaño de empresas está recomendada? Parece que estas herramientas están pensadas para grandes corporaciones.
4. ¿Laycos se puede utilizar en el móvil? ¿Qué opináis de usar el Whatsapp en este sentido? ¿Por qué hay que usar una herramienta como la vuestra si cada vez las empresas usan más apps como Whatsapp o Linkedin?
5. Manejamos diferentes medios para comunicarnos, aplicaciones, mails, etc. y quisiera saber, de tener Laycos, ¿qué beneficios complementarios tendría frente a los medios más tradicionales?
6. ¿Qué nivel de seguridad tienen los archivos que se comparten a través de Laycos?
7. ¿Cómo funciona lo del teléfono? ¿Entra como llamadas a través del ordenador? ¿Llega también al móvil?
8. ¿Que ventajas ofrece Laycos respecto a las plataformas de Google o Microsoft??
9. ¿Laycos también integra información contable o de nómina?
10. ¿Es posible tener pantallazos para entender mejor cómo funciona Laycos?
11. Somos 3.000 trabajadores, ¿cómo se podría implementar esta herramienta si sólo 700 tenemos correo corporativo??
12. El trabajador, al abrir la nómina ¿la puede firmar a través del móvil?
13. No queremos preocuparnos por la implantación, ¿queremos que sea rápido y que no dé problemas? ¿Cuánto es el tiempo medio de implantación de la herramienta?
14. Las empresas que contratan Laycos, ¿deben dar a firmar un documento específico de autorización a sus empleados?
15. ¿Es posible utilizar Laycos como herramienta de medición o seguimiento de la productividad?
16. Para una empresa en crecimiento o con empleados temporales ¿son complicadas las altas y bajas de usuarios? ¿En qué afecta al coste la variable usuarios?
17. ¿Laycos es sólo para comunicación interna? ¿También pueden estar clientes o proveedores?
18. ¿Hay un número limitado de externos a invitar a la plataforma Laycos?


1. ¿Cómo se incentiva el uso de herramientas de ese tipo? ¿Existe algún caso de éxito con clientes, en un tiempo razonable?


Incentivas a los trabajadores y consigues que tanto el proceso de implantación como de transformación sea todo un éxito, haciéndolos partícipes.

Es decir, que no sea un proyecto que lo lleva a cabo simplemente un departamento nuevo que se ha formado, que puede llamarse Transformación digital o IT, sino haciendo partícipe a cada uno de los usuarios en todo ese proceso de digitalización.

Esto hace que se incentiven, que se vean y sientan parte del proceso, contribuiránal éxito de la implantación de la nueva herramienta/digitalización, que van de la mano.


2. ¿Tenéis algún caso que se pueda contar en el que la implantacion de la herramienta de comunicación haya acompañado de manera exitosa a un proceso de transformacion digital?


Como digo, al final van de la mano. Cuando yo decido iniciarme en un procesos de digitalización, de transformación digital, al final va ligado a la contratación de un servicio o una plataforma, que me ayude en todo ese proceso y que una vez finalizado el proceso de transformación digital, y ya estando en lo digital, continúe dándome servicio y poder serguir trabajando.


3. Dadas las funciones que tiene vuestra plataforma, ¿para qué tamaño de empresas está recomendada? Parece que estas herramientas están pensadas para grandes corporaciones.


Laycos está implantado en empresas con un gran volumen de usuarios, pero también lo está en empresas más pequeñas, incluso de 5-10 usuarios.

Al fin y al cabo también necesitan gestionar el trabajo, integrar las comunicaciones entre ellos.

Como comentábamos en la presentación, los usuarios pueden estar ubicados en diferentes sitios y al final, la plataforma les permite y facilita estar comunicados, al tanto del punto en el que se encuentra cada gestión, en cada momento.

Laycos es totalmente adaptable a cualquier tipo de organización, tanto para las que tienen muchos empleados, como para empresas pequeñas.

Es importante mencionar también, que en el mercado vamos a encontrarnos con muchos tipos de herramientas. Hay unas que son mucho más específicas, seguramnete, para un sector concreto y otras, que sean mucho más abiertas, como puede ser Laycos, y se adapten, dando igual el tipo de negocio y volumen de la empresa.

Esto también hay que tenerlo muy en cuenta a la hora de valorar la herramienta por la que nos vamos a decantar.


4. ¿Laycos se puede utilizar en el móvil? ¿Qué opináis de usar el Whatsapp en este sentido? ¿Por qué hay que usar una herramienta como la vuestra si cada vez las empresas usan más apps como Whatsapp o Linkedin?


Son cosas muy distintas.

Aunque el Whatsapp, de un tiempo a esta parte, cada vez se utiliza más, como una más de las herramientas de trabajo,al final, todo lo que tú tienes en l Whatsapp se escapa del control de la empresa.

Todo lo que un trabajador comparta a través del Whatsapp, como he dicho, a la empresa se le escapa. Además, hay que tener en cuenta los niveles de seguridad de Whatsapp.

Como empresa o empreario, estás en el deber de que el día de mañana, toda la información que un trabajador haya podido compartir por Whatsapp, si se marcha, ¿cómo puede la empresa recuperar toda esa información? No tendría manera.

La diferencia de Laycos con respecto a estas apps, tipo Whatsapp, son:

1. Los niveles de seguridad. En nuestro caso, toda la información se guarda cifrada y todos los archivos encriptados y queda un registro de quién accede a la información y cuándo.

2. Y posteriormente, si el empleado se marcha, la información pertenece a la empresa y cualquier usuario puede acceder a esa información, siempre y cuando se le otorguen permisos en la plataforma, pero siempre teniendo la información bajo el control de la propia empresa. Si todo está en el Whatsapp del trabajador, no hay control.

3. La clasificación, categorización y gestión de la información es posible en Laycos, en el Whatsapp no.

4. La accesibilidad. Como se ha preguntado, Laycos dispone de aplicación móvil, pero también es una plataforma a la que se accede mediante web. Está en la nube, así que nos permite conectarnos desde cualquier dispositivo, simplemente conectado a internet. Hoy en día tenemos el móvil siempre en la mano, la tablet, nos movemos... y tener la posibilidad de conectarnos a la empresa mediane cualquier dispositivo y lugar, es una gran ventaja.


5. Manejamos diferentes medios para comunicarnos, aplicaciones, mails, etc. y quisiera saber, de tener Laycos, ¿qué beneficios complementarios tendría frente a los medios más tradicionales?


El beneficio que aporta es tener todo concentrado dentro de un mismo sitio. Es decir, yo ahora mismo, estoy trabajando desde casa y simplemente conn un portátil, con conexión a internet y acceso a Laycos con mi usuarios, compuesto por mi mail y contraseña, accedo y ahí tengo la información a la que mi empresa me ha dado permiso de acceso y que es la que yo necesito para desarrollar mi trabajo.

En una sola plataforma, en una sola aplicación a la que accedo, tengo la información, los calendarios, el chat con los compañerosd el departamento, el gestor documental. Tengo incluso a los clientes dados de alta como externos, dentro de la propia plataforma y a través de ésta, es por donde me comunico con ellos.

También tengo teléfono integrado, no desviado mi teléfono fijo del trabajo aquí, sino recibo las llamadas de los clientes directamente en Laycos, sin desvíos.

Hemos conseguido aunar todo dentro de un único lugar. Esto me proporciona mayor productivdad, no pierdo el tiempo buscando información, sino que toda está ya muy bien clasificada y no tengo ese exceso de información, sino que vamos a 'tiro hecho'.


6. ¿Qué nivel de seguridad tienen los archivos que se comparten a través de Laycos?


Laycos está certificada en el ENS (Esquema Nacional de Seguridad). Hoy en día hay muy pocas herramientas con esta certificación.

Además, también está certificada en la ISO 27001, de seguridad.

Todos los documentos que se suben a Laycos pasa un antivirus y automáticamente se encriptan.

¿Qué conseguimos con eso? queda un registro en línea de cada vez que alguien pincha en cada archivo, se sabe quién lo ha consultado.

En el caso de que sean documentos configurados para edición colaborativa, queda un registro de todas las ediciones que se han ido haciendo en los documentos y por tanto, tenemos la trazabilidad de todo lo que se ha podido hacer.


7. ¿Cómo funciona lo del teléfono? ¿Entra como llamadas a través del ordenador? ¿Llega también al móvil?


Es una funcionalidad más de la plataforma. Por ejemplo: en el menú de Laycos, desde el portátil, tengo un icono de teléfono. También tengo agenda, que puede ser corporativa, a compartir con compañeros, es opcional, ya que también puede ser una agenda personal y la llamada me entra en Laycos. Simplemente teniendo unos auriculares voy a poder atender esa llamada.

En el caso del móvil, porque es multiplataforma, en mi teléfono móvil tengo la aplicación añadida de Laycos: Laycos Phone, que para el caso de que no tenga la sesión de Laycos abierta en mi ordenador, me entraría la llamada al móvil.

Al final, hemos conseguido que en el móvil esté nuestra línea y la extensión del fijo del trabajo. Conseguimos así que no se pierdan llamadas y que esté todo centralizado.


8. ¿Que ventajas ofrece Laycos respecto a las plataformas de Google o Microsoft?


Estaríamos comparando Laycos con los más grandes de este sector, que para nosotros es un halgado.

La gran diferencia o ventaja que encontramos en Laycos frente a estas herramientas es:

1. El coste.

2. El servicio. Acompañamos en todo momento al cliente. Nosotros entendemos que no es trabajo del cliente configurar la herramienta. Debe centrarse en el desarrollo de su negocio. Nosotros le ayudamos a implantar Laycos, a configurarla.

Damos formación a cada usuario, por equipos, por departamentos, incluso individualizada y una vez los usuarios comienzan a trabajar normalmente a travésde la plataforma, seguimos estando ahí de respaldo, para resolver cualquieer duda, sugerencia. Para lo que necesiten de la herramienta, siempre nos van a tener.

3. Es cierto que tanto Google como Microsoft te cubren varias necesidades de la empresa, pero lo hace a través de diferentes aplicaciones y vamos a tener que ir saltando de una a otra. Del mail, al gestor de tareas... en Laycos, no es así. Entro a una única plataforma y ya lo tengo todo.


9. ¿Laycos también integra información contable o de nómina?


Uno de los servicios que ofrece la Laycos es la integración de la nómina. Así hemos conseguido que el departamento de recursos humanos, normalmente, sube un único fichero con todas las nóminas, generado por el programa específico de nóminas, y ya Laycos se encarga automáticamente de separar las nóminas y colgar a cada trabajador la suya en su red personal.

Respecto a la contabilidad, en Laycos tenemos parte del proceso de contabilidad. Por ejemplo, tenemos la facturación a través de formularios. En relación al asiento contable, si es verdad, que de momento es necesario una aplicación específica para ellos.


10. ¿Es posible tener pantallazos para entender mejor cómo funciona Laycos?



11. Somos 3.000 trabajadores, ¿cómo se podría implementar esta herramienta si sólo 700 tenemos correo corporativo?


No debería de ser un inconveniente. Es más común de lo que creemos. En las empresas no todos los trabajadores tienen correo. Ante este caso, hemos optado por 2 soluciones:

1. Se le da de alta al trabajador con su correo personal, siempre y cuando se recabe su consentimiento para este fin.

2. Se puede crear un crear un correo ficticio para estos usuarios, concretamente para su acceso a la plataforma.


12. El trabajador, al abrir la nómina ¿la puede firmar a través del móvil?


En Laycos es posible firmar de forma digital cualquier documento.

No es necesario que el usuario tenga obligatoriamente certificado para ello. Laycos ofrece la posibilidad de firmar grafométricamente. Es decir, firmar de puño y letra a través de la pantalla del móvil.

Por otro lado, una vez se ha informado al usuario de que su nómina le será entregada a través de Laycos, ya no es necesario que la firme la entrega de dicha nómina, sino que la comunicaación de su nómina a través de su publicación en una red a la que sólo tiene acceso él y el departamento de recursos humanos, ya no hace falta esa firma de 'conforme entregada'.


13. No queremos preocuparnos por la implantación, ¿queremos que sea rápido y que no dé problemas? ¿Cuánto es el tiempo medio de implantación de la herramienta?


Laycos se desarrolló con ese objetivo. No tener que estar contratando integraciones, sino que todo estuviera en una plataforma de entrada.

Todas las funcionalidades de Laycos son nativas de la plataforma, entonces no es necesario hacer ninguna integración, a no ser, por ejemplo: que queramos que cada vez que alguien rellena el formulario de la web, entre en Laycos. Esto sí sería una integración, pero es muy sencilla.

El resto de herramientas o apps que habitualmente solemos usar, no es necesario integrarlas, porque la plataforma ya las ofrece.

Tampoco tienes que estar contratando packs independientes, como pasa con otras herramientas, que conforma se quiera ampliar su uso hay que contratar añadidos.

En Laycos todo está en una única plataforma, ya decide la empresa o la persona si usa todas las funcionalidades, o no.

En relación al tiempo de implantación dependerá de la organización, de lo grande que sea.

Una vez contratado el servicio, se define el cronograma de implantación.

Por nuestra parte definimos qué equipo llevará a cabo la implantación y la entrega es completa; por parte de la empresa, necesitamos saber con quién contamos de enlace, para que sea lo más ágil y corta posible.

Por suerte, Laycos es fácil de configurar y para empezar a caminar es muy intuitivo. Esto aporta en poder reducir los tiempos de implantación, no es una herrmaienta específica de ningún sector, se adapta a todo y está diseñada para que el usuario pueda hacerse con el uso y manejo de la plataforma de una forma muy sencilla.


14. Las empresas que contratan Laycos, ¿deben dar a firmar un documento específico de autorización a sus empleados?


No hace falta firmar nada.

Cuando una empresa lo contrata, se sobreentiende que va a ser una herramienta corporativa. Cuando entro a trabajar en una empresa, no es necesario firmar nada sobre el uso de Laycos. Se trata de la herramienta corporativa de mi empresa, me dan de alta ym una vez accedo a Laycos, sí es cierto, que sale aviso para que el usuario dé su consentimiento en cuanto a sus datos sensibles y que está facilitando, como pueden ser: nombre, apellidos, mail corporativo o personal.

Éste sería el único consentimiento que firmaría, pero en relacióna a sus datos personales.


15. ¿Es posible utilizar Laycos como herramienta de medición o seguimiento de la productividad?


Te ofrece la posibilidad de hacer seguimiento de la productividad de la actividad que se esté llevando a cabo.

Por ejemplo, a través de las tareas está la opción de generar informes sobre la resolución de las mismas. Saber en cuánto tiempo se están llevando a cabo la resolución de las tareas, si se está siendo resolutivo, incluso por departamentos, por poryectos... puedo obtener diferentes informes sobre la resolución y objetivos de esas tareas.


16. Para una empresa en crecimiento o con empleados temporales ¿son complicadas las altas y bajas de usuarios? ¿En qué afecta al coste la variable usuarios?


Cuando se contrata Laycos, la facturación es mensual, por usuario.

Cada mes se pasa la factura del servicio a la empresa y el coste va en función de los usuarios que haya tenido dados de alta durante ese mes. Si han sido 5 usuarios, se factura por 5, si han sido 15, se factura por 15.

El control de las altas y bajas lo tiene la propia empresa. Se puede designar a una o varias personas, va a depender de la empresa, con permiso de gestion para dar alta y baja a los trabajadores en Laycos.

¿Qué pasa? Es muy fácil, porque para dar de alta sólo es necesario un mail. Además, Laycos cuenta con la funcionalidad Organigrama. Si yo tengo el organigrama de la empresa, dentro de la plataforma, simplemente doy de alta al trabajador y al ubicarlo en el nodo del organigrama que le corresponde, automáticamente pasará a formar parte de las redes de trabajo, o de clientes o de proyectos que estén asignadas a ese nodo.

Entones, en 3 minutos podemos dar de alta al trabajador, asignado a las redes de su departamento y totalmente operativo para empezar a trabajar.


17. ¿Laycos es sólo para comunicación interna? ¿También pueden estar clientes o proveedores?


Laycos es una plataforma de comunicación tanto interna como hacia el exterior.

Para ello tenemos 2 opciones:

1. Dar de alta un externo. A la empresa no le genera ningún coste el dar de alta a los externos. Para nosotros un externo es un cliente, un proveedor, un freelance que tengamos contratado para llevar a cabo algún proyecto... Los podemos dar de alta en la propia plataforma como externos, así que la comunicación sería inerna y también externa.

2. Además tenemos la Oficina Digital. Es una parte de Laycos abierta a la calle y cualquier usuario de la calle con acceso a la url podrá acceder y llevar a cabo cualquier trámite que tenga abierto al exterior.

Ejemplo:

Nosotros tenemos empresas que tiene en Oficina Digital a través de Laycos para el alta de proveedores, la entrega de currículums...

Otra empresa con varias líneas de financiación, tiene la solicitud accesible a la calle a través de la Oficina Digital de Laycos. Cualquier usuario que quiera pedir alguna línea de finaciación, simplemente accede ahí y hace la petición.

Este usuario no sería usuario de Laycos, simplemente está accediendo a esa Oficina Digital y está comunicándose con esa empresa.

3. Hay que tener en cuenta la integración del correo electrónico. Cada vez que recibo un correo, también lo estoy recibiendo dentro de Laycos. Cada vez que recibo un correo, en el caso de que tuviera que enviar o responder al mail, también lo puedo hacer desde Laycos, hacia el exterior, de esta forma.


18. ¿Hay un número limitado de externos a invitar a la plataforma Laycos?


No, no hay número límite.

La única limitacion que hay es que por cada interno, es decir, por cada usuario de pago, tengo 10 invitaciones externas gratuitas.

Si tengo 10 usuarios internos, tengo hasta 100 externos, gratis.

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Sobre Guayarmina Peña

Director​a de Marketing y Comunicación Digital en MHP Servicios de Control y Laycos Network
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