Características Laycos

Organízate mejor con los Calendarios de Laycos

A estas alturas ya sabrás que Laycos no es solo un medio a través del cual comunicarte online, en contextos ordenados, con cualquier persona que necesites para el desarrollo de tu trabajo. Laycos es mucho más y el artículo de hoy contribuye enormemente a demostrarlo.

Entre las múltiples funcionalidades que hemos ido incorporando a lo largo de los años, unas a petición de nuestros clientes, otras porque veíamos que la aplicación debía tenerlas para ser más autosuficiente y completa, se encuentra la de Calendarios.

A continuación se detalla el índice de contenidos, para que encuentres exactamente aquello que buscas 😉

  1. ¿Para qué te servirán los Calendarios de Laycos?
  2. ¿Dónde encontrarás la opción para configurar eventos y consultar calendarios?
  3. IMPORTANTE: Tipos de calendarios en Laycos
  4. ¿Cómo crear un evento desde una Actividad?
  5. ¿Cómo crear un evento desde el Calendario?
  6. Calendario y Tareas
  7. ¿Cómo ver en el calendario eventos compartidos de grupo?


¿Para qué te servirán los Calendarios en Laycos?


Es probable que en tu día a día en el trabajo debas tener en cuenta multitud de fechas límite. Te pongo varios ejemplos:

  • fecha de entrega de un informe para que lo puedan revisar otros compañeros u otro departamento.
  • fecha de entrega final, una vez revisado el informe por todos las personas involucradas.
  • fecha de presentación de un documento en una institución
  • fecha de presentación de impuestos trimestrales.
  • fecha de una reunión con un cliente.
  • fecha de una reunión para la coordinación o seguimiento de un proyecto.
  • fecha de revisión de objetivos de tu departamento o equipo de trabajo.
  • fecha de asistencia a un congreso, foro, jornada…
  • fecha para una entrevista de un nuevo candidato.
  • fecha para la terminación de un trabajo a entregar.
  • fecha de presentación del trabajo anterior a otros departamentos o a clientes…
  • fecha de envío de mercancía.
  • fecha en la que se estima recibir un pedido.

Sabes que esta lista podría seguir, espero te hayas sentido identificado con al menos una fecha límite.

Muchos nos resistimos a abandonar definitivamente el concepto romántico de utilizar las agendas en papel.

No pasa nada, Laycos es perfectamente compatible con ellas, pero estarás de acuerdo en que sería genial que pudieran emitir avisos para no olvidar fechas clave, o que esa anotación tan esmerada escrita en un día en concreto se pudiera trasladar o duplicar a otra fecha, que es donde la necesitas ahora.

Para ello tenemos el trabajo añadido de poner aviso en el móvil o esperar no olvidarlo.


¿Dónde encontrarás la opción para crear eventos y consultar calendarios?


En las Actividades


Podremos crear nuevos eventos en el calendarion desde las actividades, y también, en los comentarios de su hilo, seleccionando la opción “Crear Evento“.


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En el icono Calendario


Desde el icono “Calendario” del menú principal del escritorio de Laycos, podremos, clicando en el botón “Nuevo evento”, configurar nuevos eventos en los calendarios.


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IMPORTANTE: Tipos de calendarios en Laycos


Aclaración importante donde las haya.

Desde el icono “Calendario” de Laycos tienes acceso a los diferentes tipos de calendarios.

Puedes elegir ver todos los eventos juntos o clasificados según el calendario, dependiendo del origen de su creación:


Calendarios propios


Son aquellos con eventos personales, que nos interesan exclusivamente.

Ningún usuario tendrá acceso a consultar estos calendarios. Existen 3 tipos de calendarios propios:


Calendario de “Actividades”


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Aquí encontraremos eventos creados a partir de Actividades, configurados bajo la opción de “calendario personal”. Más adelante veremos paso a paso la configuración de un evento.


Personal


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Aquí encontraremos eventos creados directamente desde el icono “Calendario” del menú principal del escritorio de Laycos.


Tareas


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En este calendario encontraremos las Tareas que nos han sido asignadas.

Estas ocuparán los períodos de ejecución definidos para su consecución, que fueron especificados en el momento de su creación y configuración.


Calendarios de grupos


Tendremos tantos “calendarios de grupo”, como eventos configurados bajo esta modalidad se creen, clasificados por red/grupo.

En el momento de configurar un nuevo evento desde las Actividades, podremos seleccionar la opción “Compartido de grupo”, con el objetivo de que el resto de usuarios miembros del grupo puedan visualizarlo en este apartado también.

En caso contrario, elegiríamos la modalidad de Calendario “Personal de actividades”. Veremos esta y otras configuraciones más adelante.

Para visualizar uno o varios calendarios de grupo a la vez, es preciso seleccionar a través del filtro disponible, las redes y los grupos donde se encuentran los calendarios compartidos que deseamos consultar.


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De cualquiera de estos calendarios, si hemos creado nosotros los eventos, podremos seleccionar, consultar su detalle o editarlos.

Veamos ahora cómo configurar nuevos eventos en el calendario:


¿Cómo crear un evento desde una Actividad?


Como se ha anticipado, desde cualquier actividad principal o comentario del hilo de conversación de esta, tenemos la opción de crear un evento de calendario, clicando en el icono “Crear evento”.


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Se abrirá una ventana anexa a la actividad o comentario, donde configurar el evento:


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  • Selección de calendario: lo primero que tenemos que decidir es si queremos que el evento aparezca:
    • solo en nuestro calendario “Personal de actividades”,
      *o en el “Compartido de grupo”, con el fin de que el resto de usuarios del grupo lo tengan disponible también al seleccionar el correspondiente calendario.
  • Título del evento: recomendamos que sea una referencia breve, pues será lo que se vea al visualizar los eventos desde la opción “Calendario”.
  • Descripción del evento: aquí puedes ampliar información importante a tener en cuenta y explicar el motivo del evento más en profundidad, incluso podrás añadir enlaces.
  • Día completo: ¿previsiblemente te llevará todo el día?
  • Desde: fecha en la que tendrá lugar
  • Hora de inicio: especifica una hora de inicio
  • Hasta: fecha en la que es probable que termine
  • Hora de finalización: especifica una hora de fin del evento
  • ¿Repetir?: si se trata de un evento que se repetirá con una frecuencia fija, elige la opción Sí y selecciona una periodicidad en el cuadro que se abrirá.
  • Ubicación: quizá se trate de una reunión en otro lugar geográfico al habitual, conviene tenerlo en cuenta 🙂

Observa que existen un total de 4 pestañas en la parte superior de esta ventana donde configurar:

  • Invitados a estar atentos al evento creado.
  • Recursos adicionales que consideres necesarios tener disponibles con motivo del evento.
  • Y avisos, para que no se te escape nada.

Una vez configurado cada apartado, clicamos en “Confirmar” y veremos cómo se ha creado el evento al pie de la actividad o comentario.


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Paralelamente, si acudimos al icono “Calendario”, en el calendario propio de “Actividades” o bien, en el Calendario de grupo específico, depende de la configuración, al recargar la página aparecerá el nuevo evento creado, pudiendo elegir la vista.


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¿Cómo crear un evento desde el Calendario?


En este caso, desde el icono “Calendario” del menú principal del escritorio de Laycos, encontramos la opción “Nuevo evento”.

Se abrirá un cuadro idéntico al descrito en el caso de crear un evento desde una actividad o comentario.


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Calendario y Tareas


Todas las tareas en las que estemos involucrados se visualizarán si seleccionamos Calendarios propios / Tareas.

Las tareas se crean:

  • A partir de publicaciones y cuyo seguimiento también es posible hacerlo desde el icono “Tareas” del menú principal del escritorio de Laycos.

  • Desde "Calendarios", eligiendo la opción Crear tarea (junto a Nuevo evento).


plus-7 Más información en el artículo: Asignar, gestionar y hacer seguimiento de Tareas.


¿Cómo ver en el calendario eventos compartidos de grupo?


Si deseas visualizar solo los eventos asociados a una red y grupo concretos (o varios a la vez), debemos:

  • Clicar en “Calendario” del menú principal de Laycos.
  • Seleccionar opción “Calendarios de grupo”.
  • Se abrirá filtro disponible para elegir las redes y grupos, de los cuales deseamos visualizar su calendario específico.
  • Simplemente punteando las redes y los grupos, veremos cómo se van añadiendo los eventos creados en estos, en el menú lateral. Cerramos la ventana del filtro y ¡listo!

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Algo nos dice que cuando descubras el Calendario de Laycos, la agenda de papel podría pasar a un segundo plano.

¿Aún no eres usuario? Contacta con nosotros.

¡Hasta la próxima!

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Sobre Guayarmina Peña

Director​a de Marketing y Comunicación Digital en MHP Servicios de Control y Laycos Network
  • España