Características Laycos

Organízate mejor con los Calendarios de Laycos

A estas alturas ya sabrás que Laycos no es sólo un medio a través del cual comunicarte online, en contextos ordenados, con cualquier persona que necesites para el desarrollo de tu trabajo. Laycos es mucho más y el artículo de hoy contribuye enormemente a demostrarlo.

Entre las múltiples funcionalidades que hemos ido incorporando a lo largo de los años, unas a petición de nuestros clientes, otras porque veíamos que la aplicación debía tenerlas para ser más autosuficiente y completa, se encuentra la de Calendarios.

A continuación se detalla el índice de contenidos, para que encuentres exactamente aquéllo que buscas 😉

  1. ¿Para qué te servirán los Calendarios de Laycos?
  2. ¿Dónde encontrarás la opción para configurar y consultar tus calendarios?
  3. IMPORTANTE: Tipos de calendarios en Laycos
  4. ¿Cómo crear un evento desde una Actividad?
  5. ¿Cómo crear un evento desde el Calendario?
  6. ¿Cómo crear un evento asociado a una Tarea?
  7. ¿Cómo ver en el calendario eventos compartidos de grupo?
  8. Sincronizar calendarios de Laycos en otros dispositivos

¿Para qué te servirán los Calendarios en Laycos?

Es probable que en tu día a día en el trabajo debas tener en cuenta multitud de fechas límite. Te pongo varios ejemplos:

  • fecha de entrega de un informe para que lo puedan revisar otros compañeros u otro departamento
  • fecha de entrega final, una vez revisado el informe por todos las personas involucradas
  • fecha de presentación de un documento en una institución
  • fecha de presentación de impuestos trimestrales
  • fecha de una reunión con un cliente
  • fecha de una reunión para la coordinación o seguimiento de un proyecto
  • fecha de revisión de objetivos de tu departamento o equipo de trabajo
  • fecha de asistencia a un congreso, foro, jornada…
  • fecha para una entrevista de un nuevo candidato
  • fecha para la terminación de un trabajo a entregar
  • fecha de presentación del trabajo anterior a otros departamentos o a clientes…
  • fecha de envío de mercancía
  • fecha en la que se estima recibir un pedido

Sabes que esta lista podría seguir, espero te hayas sentido identificado con al menos una fecha límite.

Cierto es, que muchos nos resistimos a abandonar definitivamente el concepto romántico de utilizar las agendas en papel. No pasa nada, Laycos es perfectamente compatible con ellas, pero estarás de acuerdo en que las agendas personales de papel no las puede abrir y consultar cualquiera, además de uno mismo. Son privadas y a menudo incluyen otras anotaciones fuera del contexto laboral, como: lista de la compra, citas personales, etc. Y tampoco emiten señales de humo, como recordatorio a compañeros, clientes o colaboradores, que comparten fechas comunes en el plano laboral, para ello tenemos el trabajo añadido de recordarlo con un mail, una llamada telefónica o verbalmente.

Si ya tienes Laycos, o estás pensando en darte de alta para probar y extender su uso al resto de tu empresa, estás de enhorabuena. ¿No lo crees? Lee, lee.

¿Dónde encontrarás la opción para configurar y consultar tus calendarios?

En las Actividades

En las actividades, y también en los comentarios de su hilo, desde la opción avanzada “Crear Evento“, podremos crear nuevos eventos en el calendario.

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En el icono Calendario

Desde el icono “Calendario” del menú principal del escritorio de Laycos, podremos:

  • clicando en el icono “Crear evento en el calendario”, configurar nuevos eventos en los calendarios
  • consultar uno o varios calendarios, seleccionándolos del margen izquierdo

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IMPORTANTE: Tipos de calendarios en Laycos

Aclaración importante donde las haya.

Desde el icono “Calendario” de Laycos tienes acceso a los diferentes tipos de calendarios. Puedes elegir ver todos los eventos juntos o clasificados según el calendario, dependiendo del origen de su creación:

Calendarios propios

Son aquéllos con eventos personales, que nos interesan exclusivamente. Ningún usuario tendrá acceso a consultar estos calendarios. Existen 3 tipos de calendarios propios:

Calendario de “Actividades”

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Aquí encontraremos eventos creados a partir de Actividades, configurados bajo la opción de “calendario personal”. Más adelante veremos paso a paso la configuración de un evento.

Personal

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Aquí encontraremos eventos creados directamente desde la opción “Calendario” del menú principal del escritorio de Laycos.

Tareas

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En este calendario encontraremos las Tareas que nos han sido asignadas.

Éstas ocuparán los períodos de ejecución definidos para su consecución, que fueron especificados en el momento de su creación y configuración.

Calendarios de grupos

Tendremos tantos “calendarios de grupo”, como eventos configurados bajo esta modalidad se creen, clasificados por red/grupo.

En el momento de configurar un nuevo evento desde las Actividades podremos seleccionar la opción “Compartido de grupo”, con el objetivo de que el resto de usuarios miembros del grupo puedan visualizarlo en este apartado. En caso contrario, elegiríamos la modalidad de Calendario “Personal de actividades”. Veremos ésta y otras configuraciones más adelante.

Para visualizar uno o varios calendarios de grupo a la vez, es preciso seleccionar a través del filtro disponible, las redes y los grupos donde se encuentran los calendarios compartidos que deseamos consultar.

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De cualquiera de estos calendarios, si hemos creado nosotros los eventos, podremos seleccionar, consultar su detalle o editarlos.

Hemos hablado de la clasificación de calendarios en Laycos y de cómo consultarlos. Ahora veremos cómo configurar nuevos eventos en el calendario:

¿Cómo crear un evento desde una Actividad?

Como se ha anticipado, desde cualquier actividad principal o comentario del hilo de conversación de ésta, tenemos la opción de crear un evento de calendario, clicando en el icono “Crear evento”.

Laycos-blog-como-crear-un-evento-desde-una-actividad

Se abrirá una ventana anexa a la actividad o comentario, donde configurar el evento:

  • Selección de calendario: lo primero que tenemos que decidir es si queremos que el evento aparezca:
    • sólo en nuestro calendario “Personal de actividades”,
      *o en el “Compartido de grupo”, con el fin de que el resto de usuarios del grupo lo tengan disponible también al seleccionar el correspondiente calendario.
  • Título del evento: recomendamos que sea una referencia breve, pues será lo que se vea al visualizar los eventos desde la opción “Calendario”.
  • Descripción del evento: aquí puedes ampliar información importante a tener en cuenta y explicar el motivo del evento más en profundidad.
  • Ubicación: quizá se trate de una reunión en otro lugar geográfico al habitual, conviene tenerlo en cuenta 🙂
  • Día completo: ¿previsiblemente te llevará todo el día?
  • Desde: fecha en la que tendrá lugar
  • Hora de inicio: especifica una hora de inicio
  • Hasta: fecha en la que es probable que termine
  • Hora de finalización: especifica una hora de fin del evento
  • ¿Repetir?: si se trata de un evento que se repetirá con una frecuencia fija, elige la opción Sí y selecciona una periodicidad en el cuadro que se abrirá.
  • Recibir aviso: si deseas recibir aviso, elige la opción Sí y selecciona el medio -correo electrónico o mensaje privado en Laycos- y la anticipación con la que deseas recibir aviso de un evento concreto.

Una vez configurado cada apartado, clicamos en “Confirmar”, veremos cómo se ha creado el evento a pie de actividad.

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Paralelamente, si acudimos al icono “Calendario”, en el calendario propio de “Actividades” o bien, en el Calendario de grupo específico, depende de la configuración, al recargar la página aparecerá el nuevo evento creado.

¿Cómo crear un evento desde el Calendario?

En este caso, desde el icono “Calendario” del menú principal del escritorio de Laycos, encontramos la opción “Crear evento en el calendario”. Se abrirá un cuadro idéntico al descrito en el caso de crear un evento desde una actividad o comentario.

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En este caso, los eventos creados directamente en el calendario pasarán a formar parte del calendario propio “Personal”.

¿Cómo crear un evento asociado a una Tarea?

Estos eventos se crean automáticamente al asignar un período de tiempo de consecución a las Tareas.

Para visualizarlos desde el “Calendario” sólo debemos seleccionar, el calendario propio “Tareas”.

Recordemos que las tareas se crean a partir de publicaciones y que para hacerles seguimiento también es posible hacerlo desde su propio menú, clicando en el icono “Tareas” del menú principal del escritorio de Laycos.

¿Cómo ver en el calendario eventos compartidos de grupo?

Fácil, si deseas visualizar sólo los eventos asociados a una red y grupo concretos (o varios a la vez), debemos:

  • clicar en “Calendario”
  • seleccionar opción “Calendarios de grupo”
  • abrir filtro disponible y elegir las redes y grupos, de los cuales deseamos visualizar su calendario específico. Simplemente punteando las redes y los grupos, veremos cómo se van añadiendo al menú lateral. Cerramos la ventana del filtro y ¡listo!

Sincronizar calendarios de Laycos en otros dispositivos

Laycos soporta integración con clientes de calendario a través del estándar CalDAV. Así podremos sincronizar los calendarios creados en Laycos y consultarlos desde cualquier móvil, tablet o portátil.

Configuración CalDAV para los “Calendarios propios”

Para los “Calendarios propios” los datos necesarios para su configuración los extraeremos desde esta pestaña:

Laycos-blog-configuracion-de-CaIDAV

Laycos-blog-ventana-configuracion-de-CaIDAV

Configuración CalDAV para los “Calendarios de grupos”

Para los “Calendarios de grupos”, los datos de configuración los extraeremos en el grupo desde el que han sido creados, es decir:

  • Seleccionamos la red
  • Seleccionamos el grupo
  • Abrimos el menú que encontraremos en la pestaña superior derecha
  • Y seleccionamos la opción “Configuración de CalDAV”

configuracion-calDAV-para-calendarios-de-grupo-en-laycos

Combinar tu agenda tradicional con los calendarios de Laycos hará que tu productividad crezca hasta límites insospechados. Algo nos dice que cuando los descubras, ya no podrás prescindir de ellos 😉

¿Aún no eres usuario? Contacta con nosotros.

¡Hasta la próxima!

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Sobre Guayarmina Peña

Director​a de Marketing y Comunicación Digital en MHP Servicios de Control y Laycos Network
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