Transformación Digital

Dónde empieza la digitalización

Nuevamente, el pasado mes de Octubre tuvimos la oportunidad de publicar un artículo de opinión en el medio especializado en recursos humanos ORH - Observatorio de Recursos Humanos. Estamos especialmente contentos con el resultado, ya que representa el origen de una nueva situación, que las organizaciones están avocadas a atravesar: la digitalización. Además de poner de manifiesto las nuevas circunstancias, que conllevan tantas nuevas oportunidades de crecer, como opciones de fracaso, viene con propuesta de solución en formato paso-a-paso.

Invitamos a reflexionar sobre la etapa de madurez digital real en la que se encuentra cada empresa y sobre los importantes beneficios que trae asumir la digitalización, entre ellos, para muchos negocios, la mera superviviencia, que no es poco.

Desde Laycos, como no podía ser de otra manera, abogamos por una comunicación fluída, transparente y apoyada en la tecnología. Mitos aparte, que también los repasamos, hemos detallado una lista con los pasos a dar, ante la implantación de una red social corporativa, como eje central que haga rodar esa necesaria transformación.

Por ser nuestro lector, te dejamos con el artículo completo en exclusiva:

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Nuestros hábitos de vida están cambiando. La tecnología, en forma de dispositivos móviles y aplicaciones, se incorpora a nuestros comportamientos colonizando, cada vez más, la forma en la que nos comunicamos y cómo desempeñamos multitud de actividades cotidianas –conocemos personas nuevas a través de aplicaciones sociales, programamos robots para que nos limpien la casa, cocinen por nosotros o apaguen las luces cuando no estamos, compramos o asistimos a eventos sin movernos de casa… -

La tecnología también se ha colado en el mundo empresarial, en simbiosis con la cotidianidad y la insta a que hable, a todos los niveles, el idioma de la digitalización. Ésto es, no solo de cara a sus clientes, sino desde sus procesos internos, llegando a exigir una reconversión de su modelo de negocio.

¿Qué grado de madurez digital tiene tu organización?

No todas las organizaciones se encuentran en la misma etapa de madurez digital, pero sí que todas están avocadas, si quieren sobrevivir, a transformarse digitalmente.

Según la Harvard Business Review, las empresas consideradas líderes digitales destacan sobre sus competidores, fundamentalmente, por 2 factores: por un lado, en el nivel de digitalización de sus procesos, sobre todo en lo concerniente a la relación con sus clientes y proveedores, y por el otro, en el grado en el que los empleados desempeñan sus tareas diarias, utilizando intensivamente herramientas digitales.

Por su parte, el McKinsey Global Institute llevó a cabo una investigación en diferentes sectores empresariales de EE.UU, concluyendo que existía una importante brecha digital, no sólo entre sectores, sino entre empresas dentro del mismo sector.

Ahondando en las causas que podían estar motivando esta notable diferencia, MGI definió y analizó 27 indicadores que arrojaran luz sobre el grado de digitalización de las empresas sondeadas. A su vez, estos indicadores desembocaban en 3 categorías principales: activos digitales, usos digitales y trabajadores digitales.

Para definir el grado de digitalización fueron cruciales las 2 últimas categorías, demostrándose que aquéllas empresas que contaban con trabajadores con perfiles digitales, eran las que realmente marcaban la diferencia en su madurez digital y destacaban sobre el resto de sus competidores.

Adigital y RocaSalvatella apuntan en su informe “Sobre la Transformación Digital y su Impacto Socioeconómico”, hasta 4 etapas de madurez digital en los que las organizaciones se posicionan:

1ª ETAPA

Las empresas que se encuentran en la 1ª Etapa se han limitado a mecanizar y optimizar procesos, cuyos beneficios tras la inversión en la innovación, resultan ampliamente más rentables que el coste de la propia inversión, llegando a ser nefasto para su cuenta de resultados no hacerlo. Así, nos encontramos con ejemplos como: compañías de taxis que ya admiten el cobro con tarjeta o comercios físicos con escaneadores de códigos de producto accesibles para los clientes, que deseen ampliar información o saber el precio actualizado.

2ª ETAPA

La 2ª Etapa se centra en la relación con el cliente, en extender la disponibilidad a las 24 horas, la inmediatez y la ubicuidad de los canales de atención al público, donde las redes sociales son esenciales. Esta etapa requiere de la incorporación de perfiles digitales, con conocimientos en la implementación y el manejo de plataformas de redes sociales, bases de datos y que cuidan la personalización de la experiencia del cliente. Implica una abertura de la cultura empresarial, que se vuelve más transparente.

3ª ETAPA

La 3ª Etapa supone que las empresas ya han mecanizado y optimizado sus procesos internos y sus puntos de contacto con el cliente, pasando al diseño y renovación de sus servicios basándolos en tecnología digital. Por ejemplo: una librería que abre su e-commerce para ampliar ventas globalmente.

4ª ETAPA

La 4ª Etapa de digitalización es la que más resistencia presenta en las organizaciones, ya que pone el foco en un cambio de mentalidad con el que abordar modelos de negocio disruptivos. A menudo, se topan con cuestiones jurídicas aún por legislar. Ejemplos de empresas que han arriesgado con éxito, apostando por modelos de negocio que desafiaban lo establecido son: Airbnb en el sector del alojamiento vacacional o Uber en el del transporte.

Las 2 caras del reto de la digitalización

La digitalización per se puede no incitarnos al movimiento, hacer que nos pongamos manos a la obra, pero cuando diversos estudios confirman que ésta contribuye de forma significativa al PIB de las economías desarrolladas, a la creación de puestos de trabajo y a la aceleración de la economía en aquéllos países, cuyo tejido empresarial utiliza las TIC intensivamente, nuestra atención se aviva.

Las organizaciones tienen ante sí multitud de retos tecnológicos. Nos encontramos con el big data, la omnicanalidad, la ciberseguridad, el cloud o el móvil. A lo anterior debemos sumar nuevos escenarios laborales y nuevos roles que están cambiando el paisaje al que estábamos acostumbrados.

La forma en que las empresas enfocan su continuidad va a resultar vital para su supervivencia y han de aprender a gestionar la resistencia al cambio, la mezcla de generaciones entre sus empleados, tan distantes en lo digital, la proliferación del trabajo por proyectos y la globalización, que al igual que abre un mundo lleno de oportunidades, también trae consigo una competencia sobredimensionada.

No nos cansaremos de afirmar que los retos hay que abordarlos con determinación. Sin miedo, sin titubeos. Con planificación y basados en la comunicación, un factor decisivo que nos pertrecha ante cualquier misión, por difícil que sea. Por ello, el principio es siempre fijar un cauce eficiente a las comunicaciones, que nos van a permitir construir nuestro plan e implementarlo paso a paso.

¿Por dónde empezamos?

La consultora Gartner predijo en 2013, que en 2016 el 50% de las organizaciones tendrían redes sociales corporativas y el 30% las considerarían tan esenciales como el correo electrónico o los teléfonos móviles.

¿Cuántas empresas pueden afirmar hoy en día que utilizan la tecnología social, más concretamente las redes sociales corporativas, para su comunicación y coordinación?

Este paso inicial a la digitalización está lleno de MITOS, tras los que se esconde temor y desconocimiento. Desmitifiquemos algunos de ellos:

“Ya tenemos el correo electrónico”

Es un hecho objetivo que los empleados invierten demasiado tiempo gestionando correos, además de mantener una lucha activa contra el spam que diariamente se cuela en sus bandejas. Un olvido incluyendo a un solo correo electrónico de entre a los que debe dirigirse un email, implica un retraso en la ejecución, el acuerdo, la decisión… y hasta un posible conflicto.

“La plantilla es demasiado mayor para adaptarse ahora”

La gestión del cambio y la actualización y reciclaje en materia de tecnología son sólo algunas de las responsabilidades que muchas empresas no asumen. Debidamente planificado, no tendría que ser un escollo y la experiencia y conocimientos que aportaría esta sección de la plantilla, de un valor incalculable, pasarían a buen recaudo y no se perderían con su salida de la empresa.

“Nosotros somos más de hablar las cosas, preferimos reunirnos en un momento”

Las conversaciones, relacionarse con compañeros, tratar cuestiones directamente, el café de media mañana... nunca va a perderse. Lo que sí es importante es reflexionar sobre si, para toda cuestión a debatir, acordar u organizar, es realmente necesario interrumpir el ritmo del trabajo hasta poder abordar a la persona o se haya fijado una reunión o incluso tratar temas importantes “en el pasillo”.

Las reuniones innecesarias consumen demasiado tiempo. En el mejor de los casos, si se redactan actas, que no es lo habitual, corren a cargo de una o dos personas, teniendo que imprimirlas o remitirlas por email a todos los implicados. El bucle cada vez tiene más giros, lo que consume un tiempo precioso.

“Su implantación es demasiado complicada”

No es complicada con la determinación y el acompañamiento adecuados por parte de la dirección.

“Perderemos mucho tiempo, no queremos un Gran Hermano o un Facebook”

Pasos para implantar con éxito una red social corporativa

Las redes corporativas tienen una estructura y funcionalidades diferentes, no están pensadas para el ocio, sino para agilizar los flujos de trabajo. ¿Los que piensan esto, realmente han probado alguna vez esta herramienta digital?

Existen una serie de pasos que se recomienda seguir si se quiere implantar con éxito una red social corporativa. A continuación desvelamos los principales:

1. Decidir el cambio

Sin esta decisión meditada por parte de la dirección de la empresa, independientemente de la procedencia de la idea inicial, no prosperará ningún plan.

Muchas organizaciones abordan el cambio porque lo hace la competencia, lo han leído en una publicación o lo hizo un amigo de un amigo… sin meditar las verdaderas razones, basadas en su realidad, por las que necesitan cambiar cómo han concebido su estructura de comunicaciones hasta el momento. Si verdaderamente creen en ese cambio necesario, podrán transmitirlo al resto de la organización con imperiosa determinación.

2. Definición de objetivos

Formarse e informarse exhaustivamente sobre los beneficios que esta herramienta de comunicación digital es capaz de aportar a todos los niveles de la empresa.

A partir de ahí, desarrollar una lista de propósitos que dibujen lo que se espera conseguir o mejorar y para los que la red corporativa será clave. Por ejemplo: reducir el número de herramientas a utilizar para el desempeño del trabajo, eliminar las reuniones innecesarias, agilizar el tiempo de ejecución de los proyectos mediante la eliminación de intermediarios en la comunicación, disminuir el tiempo de respuesta al cliente...

3. Analizar qué ofrece el mercado y probar

Existen muchas plataformas en el mercado. Cada día más y aunque coinciden en muchas características de base, muchas están aglutinando funcionalidades e integraciones, que las hagan más eficientes y las diferencien de sus competidores.

Factores que sí deben ser concluyentes, en el momento de decantarse por una u otra, son:

  • La capacidad de almacenamiento asignada por usuario, en ocasiones, dependiendo del negocio, no es suficiente y a la larga puede ser un elemento decisorio para su abandono, con la consecuente pérdida de credibilidad en el proyecto.
  • La apertura al exterior. Una empresa por sí misma es insuficiente, necesita outputs del exterior -proveedores, asesores, clientes-, poder incorporar estos roles a la nueva estructura de comunicación, puede ser fundamental en su productividad. Un ejemplo claro de aplicación podría ser: la capacidad de gestión y respuesta con colaboradores externos.
  • Los canales mediante los que da soporte y la atención en nuestro idioma. Si no podemos solucionar satisfactoriamente las dudas derivadas del uso normal de la aplicación, la continuidad de su uso, dejando de lado otros medios, peligra.
  • La opción abierta a solicitar características específicas que se ajusten a la realidad de nuestro negocio.
  • La seguridad de los datos. Toda información es poca.
  • La posibilidad de que el núcleo central de la organización la pruebe durante un tiempo suficiente.
  • El precio. Siempre hay que comparar.

4. Liderar el cambio

Con la firme creencia de que el cambio hará pasar a la empresa a su siguiente nivel, es momento de realizar una campaña de comunicación interna que llegue a todos los miembros del equipo y contagiarlos con el espíritu del cambio. El trabajo continúa incorporando al proyecto a embajadores, quienes lideraran y dinamizarán estratégicamente la adopción de la nueva herramienta de comunicación, desde las distintas áreas de la empresa, involucrando progresivamente a cada miembro de los equipos.

5. Medir, corregir y mejorar

Establecer controles periódicos cada vez más distanciados en el tiempo nos permitirá medir, a través de KPI's bien seleccionados, la utilización de la red corporativa. Una buena señal de que la adopción va por buen camino es cuando al llegar a nuestros puestos de trabajo, no nos acordamos de abrir el correo electrónico.

¿Aún te preguntas dónde empieza la digitalización? Para muchas organizaciones la respuesta es: por su comunicación.

Te dejamos también, enlace al artículo original: "Dónde empieza la digitalización", publicado en el medio impreso y online, con un diseño espectacular. Agradecemos desde aquí a ORH, por el cariño con el que editan nuestros contenidos.

Bibliografía

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Sobre Guayarmina Peña

Director​a de Marketing y Comunicación Digital en MHP Servicios de Control y Laycos Network
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