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Asignar, gestionar y hacer seguimiento de Tareas

Hoy profundizaremos en esta funcionalidad tan útil como indispensable, cuando repartimos tareas a un grupo de personas -incluido a nosotros- y además, cuando es necesario hacer seguimiento. Y sí, todo esto lo puedes hacer también desde Laycos, no necesitas nada más.

Este es el índice de contenidos que guiará este artículo:

  1. Crear una tarea
    • Tema
    • Descripción
    • Prioridad
    • Asignar a
    • Ejecución
    • Pública
  2. Panel de control y seguimiento de las tareas
    • Clasificación de las tareas
    • Anatomía de las tareas
    • Opciones de las tareas
  3. Modificación de estado, prioridad y eliminación de tareas

Crear una tarea

Para crear una tarea, primero es preciso que se haya publicado algo o comentado en su hilo. Sólo así accederemos al icono de esta funcionalidad.

laycos-blog-icono-crear-una-tarea

Al clicar en el icono tareas, se desplegará un cuadro donde introducir información útil y directamente relacionada con la tarea que asignaremos.

laycos-blog-crear-una-tarea-con-cuadro-desplegado

Veamos cada apartado para aclarar su cometido:

Tema

Si en el momento de crear un nuevo grupo, no se definieron temas alternativos, siempre saldrá seleccionada la opción por defecto: “Tema genérico”.

Descripción

Es necesario añadir una descripción sencilla, clara y precisa de la tarea a desempeñar, que facilite su entendimiento y no derive en un hilo interminable de comentarios para aclararla.

Prioridad

Quien asigna la tarea debe además especificar el grado de prioridad que tiene. Ello ayudará al destinatario de la misma a organizar mejor su trabajo. Más adelante veremos que es de vital importancia.

Asignar a

En este desplegable aparecerán sólo las personas invitadas al grupo específico en el que tiene lugar la publicación, a partir de la cual se genera la tarea.

Si se diera el caso de no encontrar al usuario al que se desea asignar, se debería a que no está en el grupo, por lo que tendremos que invitarlo.
Asimismo, es posible:

  • asignar una misma tarea a varias personas
  • asignarnos una tarea a nosotros mismos. Ya existen usuarios en Laycos que utilizan esta opción en sustitución de la agenda en papel u otras aplicaciones externas

Ejecución

Aquí se define el espacio temporal del que dispone el usuario para finalizar la tarea.

Pública

Si se configura la tarea como pública, seleccionando la opción “Sí”, se permitirá que la vean todos los usuarios presentes en el grupo.

Desde Laycos, te recomendamos que configures las tareas que asignes a otros usuarios siempre públicas. De este modo, todos los miembros del grupo podrán saber en qué punto se encuentra su gestión, lo que ahorrará mucho tiempo en conversaciones del tipo: “Y qué pasó con aquéllo al final…”

Si, en cambio, se mantiene privada, mediante la opción “No”, sólo tendrá acceso a esta información el usuario que la ha asignado y el usuario al que le han encargado la tarea. El resto del grupo no tendría acceso a ningún movimiento.

Panel de control y seguimiento de las tareas

Clicando en el icono “Tareas”, disponible en el menú principal del escritorio de Laycos, tendremos acceso al panel de control y seguimiento de tareas.

A vista de pájaro, veremos el estado actual de todas las tareas en las que estemos involucrados, bien porque las hemos asignado o porque otro usuario nos las ha asignado.

En cualquier caso, éste es el lugar desde el que hacer un seguimiento sin necesidad de acudir a cada una de las actividades o comentarios que han dado lugar a tareas, ¡sería una locura!. 😉 Sí, lo sabemos, mola un montón.

laycos-blog-panel-de-control-y-seguimiento-de-tareas

Clasificación de las tareas

El panel consta de 3 secciones bien diferenciadas:

  • Pendientes: tareas aún por concluir
  • En curso: tareas aún en desarrollo
  • Cerradas: tareas ya finalizadas**

En cualquier momento es posible cambiar el estado de la tarea, arrastrándola, tal y como muestra el siguiente gif:

laycos-blog-clasificacio-n-de-tareas

A su vez, la parte superior de las tareas adoptará diferentes colores, dependiendo de la prioridad aplicada en el momento de la creación y el estado en el que se encuentre:

  • Muy baja
  • Baja
  • Mediana
  • Urgente
  • Muy urgente
  • Cerrada
    • Cerrada resuelta
    • Cerrada no resuelta
    • Cerrada eliminada
    • Cerrada cancelada

Para cambiar la prioridad es necesario editar la tarea acudiendo a la publicación que la ha originado y, para el caso de que estén cerradas, con arrastrar y elegir un estado en el cuadrante de “Cerradas”, es suficiente, como indica el gif anterior.

laycos-blog-estados-y-prioridades-de-una-tarea

A continuación veremos todos los accesos existentes, que agilizan estas acciones.

Anatomía de las tareas

El gif que acompaña este apartado facilita la localización de cada parte:

  • Información general de la tarea
  • Ver evento: cada tarea, por defecto, crea un evento en el calendario, que abarca su período de ejecución. Trataremos los Calendarios con más profundidad en un artículo posterior.
  • Ver actividad: lleva a la actividad que originó la tarea. En ocasiones es necesario acudir a la actividad, para recordar por qué se generó o recabar algún dato que no se recogió en la descripción de la tarea.
  • Seguimientos: muchas tareas requieren de varios pasos hasta su resolución y cierre. En este espacio, la persona encargada de resolverla podrá añadir comentarios cada vez que realice una acción, dejando constancia para conocimiento del resto del grupo.
  • Fechas

laycos-blog-anatomia-de-las-tareas

Opciones de las tareas

Además, existen otras opciones muy útiles, que nos ayudarán a filtrar y gestionar las tareas, sobre todo cuando trabajamos en varios proyectos diferentes.

  • Filtro de tareas en margen superior izquierdo: para ver únicamente las tareas que nos interesan
  • Filtro para cambiar el criterio de ordenación (por fecha límite, por prioridad, por estado)
  • Opción para guardar el último criterio de ordenación seleccionado

laycos-blog-opciones-de-las-tareas

Modificación de estado, prioridad y eliminación de tareas

  • Las tareas sólo pueden ser cambiadas de estado por la persona a la que le ha sido asignada
  • Las tareas sólo las puede eliminar su creador
  • Tanto el creador de la tarea, como la persona a la que se le ha asignado pueden modificar su prioridad

Si ya eres usuario de Laycos, no dejes pasar la oportunidad de beneficiarte de todas las ventajas de organizar equipos, asignando tareas y haciendo seguimiento desde un solo sitio. Tendrás más tiempo, no usarás papel y en cualquier momento será posible saber en qué estado se encuentra la tarea.

¿Aún no eres usuario? ¡Contáctanos!.

¡Hasta la próxima!

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Sobre Guayarmina Peña

Director​a de Marketing y Comunicación Digital en MHP Servicios de Control y Laycos Network
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