Características Laycos

Asignar, gestionar y hacer seguimiento de Tareas

Hoy profundizaremos en esta funcionalidad tan útil como indispensable, cuando repartimos tareas a un grupo de personas -incluidos nosotros- y además, cuando es necesario hacer seguimiento y trabajar de forma colaborativa.


¿Cómo crear tareas en Laycos?


Dónde crear tareas


En Laycos es posible crear tareas en 3 lugares diferentes:


angle Desde una actividad principal o comentarios en su hilo:


tareas_01


angle-1 Desde el icono Tareas, en el menú principal de Laycos:


tareas_05


angle-2 Desde el icono Calendario, en el menú principal de Laycos.


Primero solicitará definir a qué red/grupo debe atribuirse la tarea.


Tarea_calendario1


Una vez hecho, se abrirá la ventana de configuración de tarea.


Tarea_calendario


En cualquiera de los 3 casos, se despliega la misma ventana donde configurar los diferentes apartados que definen la tarea.


tareas_02


Veamos cada dato para aclarar su cometido:


Asignar tarea a Personas Implicadas


En este desplegable aparecerán sólo las personas invitadas al grupo específico en el que tiene lugar la publicación, a partir de la cual se genera la tarea.

Si se diera el caso de no encontrar al usuario al que se desea asignar, se debería a que no está en el grupo, por lo que tendremos que invitarlo.

Asimismo, es posible:

  • asignar una misma tarea a varias personas
  • asignarnos una tarea a nosotros mismos. Existen usuarios en Laycos que utilizan esta opción en sustitución de la agenda en papel u otras aplicaciones externas para gestión de tareas

Tipo de tarea


Permite elegir entre 3 opciones:

  • Una tarea por persona
  • Compartida. Todas han de completarla
  • Compartida. El primero que termine.
  • Hito.

Tarea - Tema - Pública


Tarea


En apartado Tarea debe ponerse un título que resuma el objetivo.


Tema


En el espacio para Tema, si en el momento de crear el grup al que se atribuye, no se definieron temas alternativos, siempre saldrá seleccionada la opción por defecto: “Tema genérico”.

Por ejemplo, un departamento técnico puede tener siempre 3 tipos de tareas: averías, prevención o formación. Por tanto, en la configuración del grupo es posible definir ya estos 3 tipos de tareas, seleccionables en el momento de crear una nueva tarea.


Pública (visibilidad de la tarea)


Si se configura la tarea como pública, seleccionando la opción “Sí”, se permitirá que la vean todos los usuarios presentes en el grupo.

Desde Laycos, te recomendamos que configures las tareas que asignes a otros usuarios siempre públicas. De este modo, todos los miembros del grupo podrán saber en qué punto se encuentra su gestión, lo que ahorrará mucho tiempo en conversaciones del tipo: “Y qué pasó con aquello al final…”

Si, en cambio, se mantiene privada, mediante la opción “No”, sólo tendrá acceso a esta información el usuario que la ha asignado y el/los usuario/s al que le han encargado la tarea. El resto del grupo no tendría acceso a ninguna información de la tarea.


Prioridad - Dificultad - Impacto


Quien asigna la tarea debe además especificar el grado de prioridad, difucultad e impacto que estima que tiene.

Ello ayudará al destinatario de la misma a alinear la importancia que le otorga el creador de la tarea y a organizar mejor su trabajo.


Realizar en una fecha - Coste temporal estimado


Aquí se define el espacio temporal del que dispone el usuario para finalizar la tarea. El plazo de ejecución, si es que tiene una fecha en la que deba estar terminado. En caso contrario, se elige la opción No.

En cuanto al coste temporal estimado, sobre todo si quien crea la tarea sabe perfectamente lo ocupará ésta, es bueno que lo defina. La persona responsable de esa tarea intentará distribuir su trabajo para que no le lleve más tiempo del previsto.


Descripción


Es necesario añadir una descripción sencilla, clara y precisa de la tarea a desempeñar, que facilite su entendimiento y no derive en un hilo interminable de comentarios para aclararla.


Etiquetas


Como hemos visto en varios apartados de Laycos es posible etiquetar la información.

El objetivo es que, cuando se realicen búsquedas a través de cualquiera de los buscadores repartidos por la aplicación, introduciendo la palabra etiqueta (por ej: #factura) éstos arrojaran los resultados expresamente etiquetados con este término.

plus-3 Más información sobre Etiquetas en el post: Etiquetar en Laycos, todo al alcance de un hashtag.


Área de trabajo


Añadiendo tareas a un área de trabajo definida (se trata de otra funcionalidad de Laycos a la que se accede desde el correspondiente icono del menú principal) agrupamos tareas de diferente índole y creadas en diferentes redes y grupos, posicionándolas bajo el paraguas común de un proyecto o área de trabajo.

plus-4 Más información sobre Áreas de trabajo en el post: Gestiona proyectos con tu equipo de trabajo, sin salir de Laycos.


Panel de control y seguimiento de las tareas


Clicando en el icono “Tareas”, disponible en el menú principal del escritorio de Laycos, tendremos acceso al panel de control y seguimiento de tareas.


tareas_03


A vista de pájaro, veremos el estado actual de todas las tareas en las que estemos involucrados, bien porque las hemos asignado o porque otro usuario nos las ha asignado.

En cualquier caso, éste es el lugar desde el que hacer un seguimiento sin necesidad de acudir a cada una de las actividades o comentarios que han dado lugar a tareas.


Filtros y Clasificación de las tareas


Es posible filtrar conjuntos de tareas de acuerdo a diferentes criterios:


angle-3 En función de quién las ha asignado o para quién:

  • Para mí: las que nos han asignado otras personas, o nos las hemos auto-asignado.
  • Asignadas: las que hemos asignado nosotros a otras personas.
  • Mi entorno: a veces un mismo usuario está presente en redes de diferentes entornos. Por ejemplo: entorno de su propioa empresa, entorno de un cliente que también tiene Laycos y entorno de sus asesoría, quienes también usan Laycos a nivel interno.
  • Siguiendo: en las tareas que se han configurado públicas es posible que los que pueden visualizarlas, se hagan seguidores de la tarea. Esto implica que serán notificados de cada novedad en la tarea que siguen.

angle-4 Estado de la tarea:

  • Pendientes: tareas aún por concluir.
  • En curso: tareas aún en desarrollo.
  • Resueltas: finalizadas con éxito.
  • No resueltas: finalizadas sin terminar.
  • Canceladas: tareas cerradas sin hacer o sin finalizar, porque no tiene sentido continuar dado el rumbo de la gestión.

En cualquier momento es posible cambiar el estado de la tarea, arrastrándola de un panel a otro.


Gif_tareas


A su vez, las tareas se ordenan dentro de cada panel por orden de prioridad aplicada en el momento de la creación.


angle-5 Filtrar


Si elegimos filtrar tareas mediante esta opción, se abrirá una ventana donde configurar varios de los filtros comentados.


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angle-6 Menú lateral derecho


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Desplegando este menú es posible seleccionar el criterio por el que se desea ordenar las tareas.


Anatomía de las tareas


Desde el gestor de tareas, cada tarea emplazada en los paneles tiene multitud de accesos rápidos para consultar y enriquecerla fácilmente.


Gif2_tareas


A simple vista o sólo con pasar el cursor encima de los iconos que conforman el recuadro de la tarea es posible ver: personas responsable de su ejecución, visibilidad pública o privada, si tiene ficheros adjuntos, prioridad... y un submenú que facilita exponecialmente la gestión de la tarea.


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Panorama


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Una vez hayas aplicado el filtro que deseas, desde la opción Panorama, podrás ver de forma gráfica la carga de trabajo por persona, el nivel de ejecución de su conjunto de tareas asignadas.

Además, cuenta con nuevos filtros para estudiar mejor esta información, por persona o por red.


Aprovecha el potencial del completo gestor de tareas que ofrece Laycos. Benefíciate de todas las ventajas de organizar equipos, asignando tareas y haciendo seguimiento desde un solo sitio.


Tendrás más tiempo, no usarás papel y en cualquier momento será posible saber en qué estado se encuentra la tarea. ¡Todos saben lo que tienen que hacer!

¿Aún no eres usuario? ¡Contáctanos!.

¡Hasta la próxima!

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Sobre Guayarmina Peña

Director​a de Marketing y Comunicación Digital en MHP Servicios de Control y Laycos Network
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