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9 pasos para implantar con éxito una herramienta de comunicación en tu empresa

La mayoría de las veces la decisión de implantar una herramienta tecnológica que debe utilizar toda la plantilla se toma sin tener en cuenta, al menos, una representación de todas las áreas o departamentos.

Esto hace que cuando se comunique la novedad, ésta sea recibida con recelo y poca confianza acerca de los resultados esperados.

La poca colaboración por parte de los empleados en la adopción de la herramienta puede ser el motivo principal por el que la implantación sea un fracaso y por tanto, la empresa pierda tiempo y dinero.

En Laycos, además de desarrollar y comercializar nuestra plataforma de comunicación y gestión de proyectos, incluimos el servicio de asesoría, implantación y seguimiento para todos nuestros clientes, mientras dure el contrato.

Con el tiempo hemos ido perfeccionando nuestro Plan de Implantación. Sabemos qué funciona y hoy queremos compartirlo.


Plan de Implantación de una Herramienta Tecnológica, como Laycos


La fase de consultoría e implantación de Laycos en cualquier organización está compuesta de varias etapas bien diferenciadas.


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Para abordarlas es indispensable conocer bien la empresa donde se va a implantar. Sólo de este modo se podrá adaptar la estrategia a sus características particulares y trabajar con garantías de éxito.

Solemos entregar al cliente un documento detallando los pasos a seguir durante la Consultoría e Implantación. El cliente o grupo decisor agradece saber qué es lo que va a ocurrir en su empresa paso a paso.

Hemos resumido el Plan de Implantación en 9 etapas, las siguientes:


Etapa 1: Análisis de la organización


En esta etapa las reuniones y entrevistas presenciales o a través de vídeo-conferencia son fundamentales, para entender en detalle las necesidades de comunicación y organización del trabajo de la organización en general y las de cada área, departamento o proyecto, en particular.


Etapa 2: Definición de objetivos e indicadores (KPI's) de la organización


La implementación de Laycos y el nivel de adopción por parte de los usuarios a que va destinada se mide con indicadores.

La utilización de Laycos debe responder al cumplimiento de unos objetivos previamente definidos.

Estos objetivos deben ser concretados y meditados por parte de la organización, con ayuda de los consultores de Laycos.

En esta etapa es clave definirlos bien, porque serán los que nos aportarán información veraz, una vez puesta en marcha la implantación.

Algunos ejemplos de indicadores:

➜ % reducción uso e-mail
➜ Nº de clientes/proveedores/colaboradores externos del nº total, que ya se comunican a través de Laycos, en detrimento del mail y el teléfono.
➜ Ahorro en tiempo/consecución de objetivos medido: Fecha de ejecución prevista (basada en métodos de comunicación y organización tradicionales) versus Fecha de ejecución real de cada proyecto (usando Laycos).
➜ % reduccion espacio almacenamiento tradicional
➜ Nº de redes creadas por área
➜ Nº de actividades por red


Etapa 3: Identificación de los líderes en cada área


A menudo se corresponden con los jefes o responsables de departamento, encargados de proyectos, personal de más antigüedad...


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Los líderes serán nuestros principales aliados en la tarea de difundir conocimiento sobre Laycos y animar en su pronta adopción.

Nos ayudarán además a identificar mejor las características, necesidades y objetivos propios por departamento o área.


Etapa 4: Propuesta inicial de mapa de redes y grupos


Tras el estudio de la organización llevado a cabo en las primeras etapas, se realizará una primera propuesta de redes y grupos, a consensuar con cada líder de departamento/área.


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Etapa 5: Creación de redes y grupos e inclusión de usuarios


En Laycos asumimos la creación del mapa inicial de redes y grupos acordado para cada departamento/área, así como la invitación de los empleados que deben estar en cada red/grupo y sus diferentes niveles de acceso y roles.

Es una forma de asegurarnos que la empresa simplemente debe ponerse a utilizar la herramienta, olvidándose de configuraciones iniciales de puesta en marcha.

A su vez, recomendamos "comenzar en pequeño", es decir, realizar una prueba de la plataforma en un área concreta, o para un proyecto en especial, o quizá una prueba donde sólo estén los precursores de la iniciativa durante un tiempo limitado.


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Durante el tiempo de prueba podrán definir mejor, qué necesitan o dónde incidir cuando comience el despliegue a todos los niveles de la empresa.


Etapa 6: Formación básica


En esta etapa se ejecutará un Plan de Formación para instruir en el uso básico de Laycos a todos los usuarios de la organización.

Esta formación se programará en sesiones grupales, pudiendo ser presencial o mediante vídeo-conferencia.


Etapa 7: Despliegue de Laycos


Se inicia tras la comunicación formal por parte de la organización de la implantación de Laycos, su alcance en la organización y la fecha a partir de la cual se deberá usar como se ha mostrado.


Etapa 8: Dinamización de las redes


Animar a los líderes a dotar de contenido las redes y grupos creadas para cada área, asesorando en el planteamiento inicial, para el comienzo del volcado de información y documentación y el posterior seguimiento de todas las tareas de la empresa en Laycos.


Etapa 9: Auditoría: Medición, seguimiento de objetivos e indicadores, propuesta de buenas prácticas


En esta etapa se realizará la medición y seguimiento de los objetivos que se hayan definido en la Etapa 2, y se complementará con una propuesta de buenas prácticas para mejorar.

Los indicadores serán clave en el análisis y en la toma de decisiones posterior.


¿Qué incluye el Servicio de Asesoría e Implantación de Laycos?


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✔ Entrevista inicial, donde conocemos las necesidades de la empresa y establecemos un primer mapa de sus flujos de trabajo.
✔ Diseño y configuración inicial del mapa de redes y grupos, de forma que puedan ponerse a trabajar desde Laycos cuanto antes.
✔ Acompañamiento durante todo el contrato, formando a todos los usuarios y resolviendo sus dudas.

Precisamente esta parte del servicio es la que nos diferencia del resto de plataformas y herramientas online de comunicación y gestión de proyectos.

Estar siempre disponibles para nuestros clientes y resolverles de manera personalizada sus dudas, hace que se sientan acompañados, muy valorados y sobre todo, que saquen todo el rendimiento posible de Laycos, de forma asumible.

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Sobre Guayarmina Peña

Director​a de Marketing y Comunicación Digital en MHP Servicios de Control y Laycos Network
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