Han sido meses en los que hemos disfrutado y sufrido las ventajas y desventajas de trabajar en diferentes modalidades:

➔ Teletrabajo
➔ Presencial, teniendo que trabajar con parte de nuestro equipo en la distancia
➔ Semipresencial, algunos días desde casa, otros en la ofi.

Ha quedado bastante claro que para poder hacerlo hemos necesitado herramientas online y que algunas de ellas se han convertido en imprescindibles.

Lo de conectarse por VPN queda relegado a viejos programas alojados en un ordenador o servidor concreto y que probablemente necesiten de licencias adicionales para ser instalados en otros. Los que se han conectado por esta vía, sólo ellos saben lo mal que lo han pasado: un día no había acceso, al otro se apagaba el ordenador y no había nadie para reiniciarlo...

Dejando atrás el pasado, el futuro del trabajo va en la misma línea, así que debemos poner en uso lo aprendido para hacerlo mejor y rodearnos no sólo de grandes compañeros, sino de herramientas online que faciliten el trabajo, independientemente del lugar desde donde se desempeñe.

Top 5 herramientas de comunicación y productividad imprescindibles

1. El pack básico: Chat, Videoconferencia y Teléfono

Da igual la modalidad de trabajo, hay que seguir hablando, manteniendo el contacto o aclarando cosas que es mejor hacerlo directamente con: los compañeros, el jefe, los clientes, los proveedores, el asesor...

Sé de buena tinta que muchos empleados a los que su empresa no les había proporcionado un teléfono evitaban a toda costa dar el suyo o bien, lo centralizaban todo a través de mail.

A veces estos medios no son suficientes, por eso disponer de opciones de comunicación online, ya sea por chat, videoconferencia o teléfono son muy importantes. Seguro que un cliente agradecerá que te tomes la molestia de profundizar en algo que le preocupa de manera directa y personal.

Laycos cuenta con estas 3 funcionalidades:

✔ Chat individuales y de grupo.
✔ Videoconferencias individuales o reuniones de grupo con las opciones de: convocatoria de reunión, la figura del moderador, grabación, retransmisión en streaming a través de youtube, votación e informe de resultados, cronómetro...
✔ Teléfono: requiere de centralita, pero sí, una vez configurado, los usuarios de Laycos pueden hacer y recibir llamadas desde este teléfono usando la red.

2. Gestor de Tareas

Ya sea para anotar todas las tareas que debes hacer, delegarlas, asignarlas a tu equipo y hacer seguimiento de lo que está pendiente, en curso o finalizado.

Hacerlo en papel hace su función, pero con mucho trabajo, a la larga, no es eficaz.

Y cuando se debe trabajar con más gente, tampoco es eficaz si cada uno utiliza la aplicación que considera mejor, o utiliza la elegida de una forma errónea.

✔ En Laycos existe la funcionalidad Tareas:

Todas las tareas que nos hayamos autoasignados para llevar un control o bien, si nos las han asignado, apareceran en un panel clasificadas en: Pendientes, En curso, Resueltas, No finalizadas, Canceladas...

Aparte, es posible realizar comentarios para su mejor seguimiento, saber por qué se originó o filtrarlas por diferentes patrones (prioridad, tema, estado...)

3. Calendarios

Sobre todo cuando se trabaja en equipo, es necesario tener pequeñas reuniones, o fijar fechas de entrega o finalización de un proyecto, un desarrollo, etc.

En el caso de la organización de nuestro trabajo individual, si tenemos mucho lío, nada mejor que verlo reflejado en un calendario digital diario, semanal o anual, donde ver el tiempo del que disponemos o mover rápidamente fechas, reuniones, o cualquier evento temporal.

✔ Pues todo esto también lo tienes en Laycos, en la funcionalidad: Calendarios.

4. Gestor de Proyectos

Cuando en un proyecto intervienen personas de varios departamentos, lo lógico es que todas estén al día del trabajo que debe desarrollar cada área, en cada fase, para el éxito del mismo.

Por este motivo, las herramientas para gestionar proyectos suelen tener unas características específicas que facilitan que, desde un sólo lugar, se informen los avances de cada área y profesional, retroalimentándose en cada paso.

✔ En Laycos los usuarios disponen de las Áreas de trabajo, espacios colaborativos, donde se agrupan las tareas de diferente naturaleza atribuibles a un proyecto común. Las áreas de trabajo se pueden compartir con los integrantes del equipo, donde cada uno realiza aportaciones, estando todos informados del punto en el que se encuentra cada gestión.

5. Aplicación de notas

Es normal tomar notas mientras atendemos una llamada, recibimos instrucciones del jefe o estamos en una reunión.

Tomarlas ya en digital nos ahorrará inconvenientes como que se nos pierda el papelito, no entendamos nuestra propia letra o no hayamos anotado todos los detalles porque todo transcurre muy rápido. Teclear es siempre más ágil, por eso las aplicaciones para tomar notas se han popularizado tanto.

✔ En Laycos también hemos pensado en esto, por lo que los usuarios cuentan con las Libretas. Pueden crear tantas libretas, páginas y marcadores como notas diferentes deban tomar.

Reconozcámoslo, sin estas herramientas online no sobreviviremos a un teletrabajo o trabajo en equipo digno y de calidad.

¿Alguna herramienta de comunicación y productividad más, que consideres imprescindible y que realmente mejore el trabajo individual y en equipo, en cualquier circunstancia?